Bis zu 5 Interviews mit Ihnen und Ihrem Team, Analyse aller wiederkehrenden Aufgaben, ein priorisierter Potenzial-Report. Danach entscheiden Sie in Ruhe, ob und was Sie umsetzen.
Online-Buchung über Stripe. Direkt danach wählen Sie Ihren Kickoff-Termin.
Wir fangen nicht mit Technik an, sondern mit Ihrem Alltag: Wer macht was, mit welchen Programmen, und wo geht jede Woche Zeit verloren?
Sie buchen das Audit online (Zahlung sicher über Stripe). Direkt nach der Zahlung wählen Sie den Termin für das Kickoff-Interview, in der Regel mit der Geschäftsführung.
Gesamtüberblick über Firma, Abteilungen und Abläufe: Wo läuft es rund, wo klemmt es, welche Bereiche schauen wir uns genauer an? Von hier aus gehen wir gezielt „die Etagen tiefer".
Bis zu 4 weitere Interviews mit den relevanten Personen aus verschiedenen Abteilungen: Vertrieb, Buchhaltung, Personal, Betrieb. Was wird täglich gemacht, mit welchen Programmen, welche Aufgaben kehren immer wieder?
Wir koordinieren die Termine gemeinsam im KickoffJede Aufgabe wird nach Hebel bewertet: Eine Aufgabe, die pro Woche 10 Stunden frisst und automatisierbar ist, steht ganz oben. Ideen, die unterwegs entstehen, landen auf einem separaten Ideen-Board für spätere Sprints. Nichts geht verloren.
Sie erhalten die komplette Übersicht: alle Automatisierungs-Hebel, priorisiert nach Impact, mit den geschätzten eingesparten Stunden pro Mitarbeiter. Wir gehen alles gemeinsam durch: Sie geben Feedback, wir priorisieren zusammen die nächsten Schritte.
Alle Erkenntnisse aus den Interviews, strukturiert aufbereitet: Abläufe, Tool-Landschaft, Datenlage. Dazu eine ehrliche Bewertung, was automatisierbar ist und was bewusst beim Menschen bleibt.
Für jeden Bereich: Welche Aufgaben lassen sich automatisieren und wie viele Stunden pro Woche stecken drin? So sehen Sie schwarz auf weiß, wo der größte Hebel sitzt.
Die konkreten Automatisierungs-Module in sinnvoller Reihenfolge, plus ein Board mit allen Ideen, die im Prozess entstanden sind, als Vorrat für zukünftige Sprints.
Mit dem Report erhalten Sie ein konkretes Festpreis-Angebot für Ihr AI-OS, inklusive Einschätzung zur BAFA-Förderung von 50 bis 80 %.
Der Report gehört Ihnen. Auch wenn Sie die Umsetzung mit jemand anderem machen: Alle aufgenommenen Daten und Empfehlungen bleiben bei Ihnen. Kein Kleingedrucktes, keine Verpflichtung.
Beispiel aus einem unserer letzten Audits: eine Berliner Influencer-Agentur, 5-köpfiges Kernteam, 6 untersuchte Arbeitsbereiche.
Über alle sechs Bereiche, im eingeschwungenen Zustand. Das entspricht grob einem halben bis ganzen Mitarbeiter an Kapazität, ohne eine einzige Neueinstellung.
E-Mail-Triage: Eingang priorisieren, Projekten zuordnen, Antworten als Entwurf vorbereiten.
Meeting-Nachbereitung: Aus Gesprächsnotizen werden fertige Briefings und Aufgaben.
Text-Entwürfe in Markenstimme: Captions, Untertitel und Postings auf Basis des Style-Guides.
Ehrlich gerechnet: In den ersten beiden Monaten liegt die Ersparnis eher bei 50 bis 70 Stunden, ab Monat drei greift das volle Niveau. Es sind fundierte Schätzungen aus den Interviews, keine Garantien. Genau deshalb machen wir erst das Audit.
In diesen Unternehmen haben wir AI-Systeme implementiert und Teams befähigt, spürbar effizienter zu arbeiten : von der Influencer-Agentur über Recruiting bis zur Hotellerie.
Potential PartnersRecruiting
Wenn die Richtung stimmt, bauen wir auf Basis des Audits Ihr AI-OS: ein zentrales KI-System, das Ihr Firmenwissen kennt und die wiederkehrende Arbeit übernimmt. Weitere Features folgen danach als 2-Wochen-Sprints, Stück für Stück in Ihrer Reihenfolge.
Entscheiden Sie sich nach dem Audit für die Umsetzung des AI-OS (9.500 €), werden Ihre 2.500 € voll angerechnet: Die Umsetzung kostet dann noch 7.000 €. Genau diese 7.000 € sind als Unternehmensberatung über das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows" förderfähig: 50 bis 80 % Zuschuss auf maximal 7.000 € Beratungshonorar. Den kompletten Antragsprozess übernehmen wir für Sie. Mehr zum AI-OS →
Zuerst die Geschäftsführung für den Gesamtüberblick. Danach bis zu 4 Personen aus den Bereichen, in denen Sie das größte Potenzial vermuten, typischerweise die Abteilungsverantwortlichen aus Vertrieb, Buchhaltung, Personal oder Betrieb. Wen genau, legen wir gemeinsam im Kickoff fest.
60 Minuten für das Kickoff mit der Geschäftsführung, danach ca. 30 Minuten pro Mitarbeiter-Interview. Eine Vorbereitung ist nicht nötig: Wir fragen, Sie erzählen aus Ihrem Alltag.
Nach der Zahlung wählen Sie sofort Ihren Kickoff-Termin im Kalender. Die Zahlungsbestätigung kommt automatisch per E-Mail, die Rechnung der vibebuilders GmbH folgt. Die weiteren Interview-Termine koordinieren wir gemeinsam im Kickoff.
Standard ist Google Meet, das reicht für die Interviews völlig aus. Auf Wunsch kommen wir in Berlin und Umgebung auch vor Ort vorbei.
Das Audit selbst nicht, dafür wird es bei der Umsetzung voll angerechnet. Die anschließende Umsetzung ist über das BAFA-Programm mit 50 bis 80 % förderfähig; den Antrag übernehmen wir komplett für Sie.